Krāslavas rajona partnerība

Avots: Valsts Lauku tīkla izstrādātā rokasgrāmata „Leader ieviešanas dokumentācijas sagatavošana”, www.laukutikls.lv

Iepirkuma procedūras veikšana

Kam ir jāveic iepirkuma procedūra?
Atbalsta pretendentam (lauku uzņēmējiem, biedrībām, citām fiziskām un juridiskām personām), kurš vēlas saņemt atbalstu, ir jāveic iepirkuma procedūra, ja investīciju pasākumos preču vai pakalpojumu iepirkumam paredzamā līgumcena ir Ls 50 000 vai augstāka (bez PVN) un būvdarbu iepirkumam paredzamā līgumcena ir Ls 120 000 vai augstāka (bez PVN).

Ja paredzamā līgumcena ir zemāka par noteiktajām robežām, tad iepirkuma procedūra nav jāveic, taču jānodrošina, ka darījums nenotiek ar saistītu personu – tēvu, māti, vecomāti, vecotēvu, bērnu, mazbērnu, brāli, māsu, pusbrāli, pusmāsu, adoptēto, adoptētāju vai laulāto, kā arī savstarpēji saistītu personu saskaņā ar likumu „Par nodokļiem un nodevām”.

Iepirkuma procedūras kārtību nosaka MK noteikumi Nr. 65 „Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem”, kas stājās spēkā 2008. gada 9. februārī

Šie noteikumi ir jāņem vērā, piesakoties LAP investīciju atbalsta pasākumos, kuros finansējums netiek piešķirts kā kompensācija. Lai varētu saņemt finansējumu, jāņem vērā Lauku atbalsta dienesta (LAD) skaidrojumi un norādījumi par to, kādai ir jābūt iepirkuma procedūrai.

Kad ir jāveic iepirkuma procedūra?
Saistībā ar iepirkuma procedūru LAP investīciju projektos lauku uzņēmējam

• procedūra nav jāveic;
• tā ir jāveic ar sludinājumu IUB mājaslapā, ja investīciju pasākumos preču vai pakalpojumu iepirkumam paredzamā līgumcena ir Ls 50 000 vai augstāka (bez PVN) un būvdarbu iepirkumam paredzamā līgumcena ir Ls 120 000 vai augstāka (bez PVN).

Kā nosaka paredzamo līgumcenu?
Lai noteiktu, vai iepirkuma procedūra vispār ir jāveic, finansējuma saņēmējam ir jānosaka projektā ietvertā piegāžu, pakalpojumu vai būvdarbu līguma paredzamā līgumcena bez PVN. Plānojot projekta izmaksas, jāņem vērā finansējuma saņēmēja vajadzība (tas ir, iepirkuma priekšmets), tirgus piedāvājums un iespējamie finanšu resursi. No iegūtās informācijas aprēķina paredzamo līgumcenu un nosaka iepirkuma procedūras nepieciešamību.

Saskaņā ar MK noteikumu nr. 65 5. punktu (ja iepirkuma priekšmets ir līdzīgas preces vai pakalpojumi, iepirkuma paredzamo līgumcenu nosaka kā finansējuma saņēmēja plānoto kopējo samaksu par līguma izpildi visā projekta īstenošanas laikā) paredzamā līgumcena jāplāno, balstoties uz pasākuma mērķi (vai jomu) kopumā.

Līgumcena ir jāplāno,

• balstoties uz pasākuma mērķi (vai jomu kopumā);
• nosakot, vai preces un pakalpojumi ir līdzīga veida – tiem ir vienots mērķis un piegādātāju loks, piemēram:
• pasākumā „Lauku saimniecību modernizācija” viens piegādātāju loks ir lauksaimniecības tehnikai, viens – lopkopības iekārtām, viens – augkopības iekārtām un viens – būvmateriāliem,
• pasākumā „Atbalsts uzņēmumu radīšanai un attīstībai (ietverot ar lauksaimniecību nesaistītu darbību dažādošanu)” viens piegādātāju loks ir datortehnikai, viens – mēbelēm, viens – galdniecības ražošanas pamatlīdzekļiem un viens – būvmateriāliem;
• ņemot vērā laika periodu – ja projekta īstenošanas termiņš pārsniedz 12 mēnešus, tad līdzīgu preču vai pakalpojumu līgumcenas summē vismaz 12 mēnešu periodā (laika periodu rēķina no iegādes brīža).
  Avots: LAD

Kāds ir iepirkuma procedūras process?
Lai iepirkuma procedūras process būtu saprotamāks, shēmā ir norādīti galvenie posmi, kuri jāizpilda.

Iepirkuma procedūras kārtība pasūtītāja finansētajos projektos

Kā jau minēts, tad iepirkuma procedūra nav jāveic, ja paredzamā līgumcena preču vai pakalpojumu iepirkumam ir zemāka par Ls 50 000 un būvdarbu iepirkumam – par Ls 120 000. Taču ir jāizvairās no šādiem gadījumiem:

• iepirkuma līgums galarezultātā tiek noslēgts par lielāku summu nekā noteiktās minimālās robežas bez PVN – šajā gadījumā tiks pārkāpti MK noteikumi Nr. 65;
• mākslīgā dalīšana – lai izvairītos no iepirkuma procedūras veikšanas, iepirkuma priekšmeta iegāde tiek mākslīgi sadalīta vairākās daļās.

Jāatceras, ka
viena vajadzība = viens iepirkums.

Iepirkumu, kuram ir vienots mērķis un piegādātāju loks un kurš notiek vienā laikā, nevar dalīt. Piemēram, vienā ēkā veicami dažādi remontdarbi, par kuriem līgumi tiek slēgti vienā laikā, vai vienā laikā pērkamas dažādas saimniecības preces, kuras var piegādāt vieni un tie paši piegādātāji. Tas pats attiecas arī uz līdzīga veida precēm un pakalpojumiem.

Tātad, ja lauku uzņēmēja iepirkuma paredzamā līgumcena, sarēķinot izmaksas nepieciešamajiem darbiem, sanāk

• augstāka par Ls 50 000 – preču vai pakalpojumu iepirkuma gadījumā un
• augstāka par Ls 120 000 – būvdarbu iepirkuma gadījumā, viņam ir jāņem vērā noteikta iepirkuma procedūra.

1.  Jāsagatavo iepirkuma priekšmeta tehniskā specifikācija, kurā finansējuma saņēmējs norāda prasības, kuras ir jāizpilda, lai iepirkuma priekšmets atbilstu iepirkuma mērķim (piemēram, prasības attiecībā uz iepirkuma priekšmeta kvalitāti, apjomu, drošību, garantiju, kā arī citas pamatotas un objektīvas prasības). Prasības ir jāformulē precīzi, lai iespējamais piegādātājs varētu konstatēt līguma priekšmetu un finansējuma saņēmējs pēc tam salīdzināt piedāvājumus un izvēlēties iepirkuma mērķim atbilstošos – izvēlēties var tikai no tādiem piedāvājumiem, kuri atbilst tehniskajai specifikācijai. Tāpēc, sastādot tehnisko specifikāciju, vajadzētu ņemt vērā šādus nosacījumus un ieteikumus:

• tehniskajās specifikācijās nedrīkst minēt noteiktus izstrādājumus vai procesus, kā arī norādīt uz konkrētām tirdzniecības markām, patentiem un specifisku izcelsmi, ja vien šie nosacījumi nav izšķiroši iepirkuma priekšmeta pastāvēšanai. Šādā gadījumā minētā norāde lietojama kopā ar vārdiem „vai ekvivalents”. Piemēram, nedrīkst rakstīt „Ranila jumta segums”, jo tā ir tieša norāde uz ražotāju; šajā gadījumā jāmēģina raksturot vēlamo jumta segumu, neminot ražotāju;
• lai gan prasības iepirkuma priekšmetam ir jāformulē pēc iespējas precīzāk, tomēr nevajadzētu norādīt tādas, kuras grūti izpildīt, šādi ierobežojot savas izvēles iespējas. Piemēram, ja tehniskajā specifikācijā ir norādīts: „traktora jauda 110 ZS”, tad nevarēs no piedāvājumiem izvēlēties traktoru, kam ir 112 ZS. Tāpēc labāk norādīt nevis konkrētu skaitli, bet lielumu robežās, piemēram, „traktora jauda 100 – 120 ZS”;
• tajā pat laikā ir jāizstrādā tāds prasību kopums, kas izslēdz nepamatoti lēta piedāvājuma atbilstību. No atbilstošajiem piedāvājumiem galarezultātā ir jāizvēlas lētākais, līdz ar to ir iespējams, ka, rūpīgi nesastādot tehniskās specifikācijas, var nonākt situācijā, kad atbilstošs ir arī nepamatoti lēts piedāvājums (piedāvātājs nav iekļāvis kādas izmaksas vai darbus, kuras nav pieminētas tehniskajā specifikācijā, līdz ar to nodrošinot iespēju saņemt pasūtījumu). Tāpēc finansējuma saņēmējam ir rūpīgi jāpārdomā, vai viņam nozīmīgi ir arī, piemēram, piegāde, uzstādīšana, pat apmācība, atbilstība esošajai tehnikai vai ievietojamība esošajā telpā, apkopes serviss. Lai šos kritērijus ņemtu vērā, arī veicot piedāvājumu izvēli, tie ir jānorāda tehniskajā specifikācijā. Nevajadzētu aizmirst arī par it kā pašsaprotamām lietām, piemēram, lai, lasot tehnisko specifikāciju, ir saprotams, ka nepieciešams traktors ar motoru un četriem riteņiem.

2.  Finansējuma saņēmējs uz noteikta parauga veidlapas (MK noteikumu Nr. 65 1. pielikums) sagatavo uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu un nosūta IUB publicēšanai tā mājaslapā (www.iub.gov.lv sadaļā Veidlapas/on-line sludinājumi/MK noteikumi „Noteikumi par iepirkuma procedūru pasūtītāja finansētiem projektiem”). Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina iespēja varbūtējiem piegādātājiem iepazīties ar tehnisko specifikāciju un citiem iepirkuma procedūras dokumentiem. Protams, viņš vienlaikus var nosūtīt uzaicinājumu visiem iespējamiem piegādātājiem, kuri tam ir zināmi, publicēt uzaicinājumu preses izdevumos vai jebkurā citā publiski pieejamā resursā.

IUB 3 darbdienu laikā pēc uzaicinājuma saņemšanas ievieto to IUB mājaslapā. Piedāvājuma iesniegšanas termiņš tiek noteikts tāds, kas ir pietiekams piedāvājumu sagatavošanai, bet ne īsāks par 5 darbdienām, skaitot no nākamās darbdienas pēc publicēšanas IUB mājaslapā.

IUB nosūtītajā uzaicinājumā, iespējamiem piegādātājiem nosūtītajā uzaicinājumā, kā arī preses izdevumos un citos publiski pieejamos resursos publicētajā uzaicinājumā iekļautās ziņas nedrīkst atšķirties – visiem uzaicinājumiem ir jāsatur viena un tā pati informācija!

Tehniskajā specifikācijā un uzaicinājumā var tikt izdarīti arī grozījumi, taču tad par tiem ir jānosūta paziņojums publicēšanai IUB par grozījumiem iepirkuma procedūras dokumentos uz noteikta parauga veidlapas (MK noteikumu Nr. 65 2. pielikums). Par grozījumiem ir jāpaziņo arī iespējamajiem piegādātājiem, nosūtot viņiem paziņojumu, kā arī nodrošinot to izziņošanu visos publiski pieejamajos resursos, kuros uzaicinājums izsludināts. IUB 3 darbdienu laikā pēc minētā paziņojuma saņemšanas ievieto to savā mājaslapā. Finansējuma saņēmējs nodrošina grozījumu izziņošanu ne vēlāk kā vienu darbdienu pirms piedāvājuma iesniegšanas termiņa beigām. Ja tiek izdarīti grozījumi, tas pagarina piedāvājumu iesniegšanas termiņu vismaz par 5 darbdienām, ievērojot tādus pašus nosacījumus, kā nosakot piedāvājuma iesniegšanas termiņu.

Sagatavojot uzaicinājumu, finansējuma saņēmējs nosaka arī piedāvājuma derīguma termiņu. Tam jābūt tādam, lai iespējamie piegādātāji būtu saistīti ar savu piedāvājumu līdz iepirkuma līguma noslēgšanas brīdim. Šis nosacījums ir nepieciešams, lai varētu noslēgt līgumu un piegādātājs pirms līguma noslēgšanas nevarētu mainīt nosacījumus, kādus izvirzījis piedāvājumā.

3.  Kad noslēdzies piedāvājumu iesniegšanas termiņš un saņemti piedāvājumi, finansējuma saņēmējs veic piedāvājumu atbilstības pārbaudi. Pārbaudē un vērtēšanā, ja nepieciešams, var pieaicināt arī neatkarīgus ekspertus, kuri ir nesaistītas personas (sk. minētos nosacījumus par saistītajām personām). Par atbilstošiem tiek atzīti tikai tādi piedāvājumi, kas atbilst tehniskajā specifikācijā un uzaicinājumā minētajām prasībām. Finansējuma saņēmējs neizskata arī tādus piedāvājumus, kurus iesniegušas savstarpēji saistītas personas.

No atbilstošajiem piedāvājumiem izvēlas piedāvājumu ar zemāko cenu.

4.  Kad ir pieņemts lēmums, finansējuma saņēmējs 3 darbdienu laikā sagatavo paziņojumu par pieņemto lēmumu (MK noteikumu Nr. 65 3. pielikums) un nosūta paziņojuma I un II daļu piegādātājiem, kas iesnieguši piedāvājumus un IUB ((www.iub.gov.lv sadaļā Veidlapas/on-line sludinājumi/MK noteikumi „Noteikumi par iepirkuma procedūru pasūtītāja finansētiem projektiem”). Pēc minētā paziņojuma saņemšanas IUB 3 darbdienu laikā ievieto to savā mājaslapā.

5.    Finansējuma saņēmējam uzglabāšanai uzņēmumā paziņojumam par lēmuma pieņemšanu pievieno tā III daļu (norāda, kādi pielikumi tiek pievienoti paziņojumam) un šādus dokumentus:

• uzaicinājumu;
• tehnisko specifikāciju;
• visu saņemto piedāvājumu oriģinālus;
• piedāvājumu vērtēšanas protokolu, eksperta atzinumu un citus līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas dokumentus, ja tādi ir.

Šos dokumentus uzglabā atbilstoši atbildīgās institūcijas noteiktajam termiņam.

Kas jāizdara, lai sludinājums tiktu publicēts IUB mājaslapā?
Veidlapu paraugi doti rokasgrāmatas pielikumos, tāpat tur norādīta arī to atrašanās vieta internetā, kur iespējams šīs veidlapas saglabāt un aizpildīt, rakstot projektu. Viens no iespējamiem variantiem, kā šīs veidlapas tiek aizpildītas ir šāds:
1)  sagatavo tehnisko specifikāciju un uzaicinājumu – vislabāk to izdarīt elektroniski uz LAD un IUB mājaslapā pieejamajām veidlapām;
2)  pēc sagatavotā uzaicinājuma aizpilda IUB on-line veidlapas versiju un elektroniski nosūta to: sadaļa Veidlapas/on-line sludinājumi/MK noteikumi „Noteikumi par iepirkuma procedūru pasūtītāja finansētiem projektiem”;
3)  pēc tam, kad veidlapa ir aizpildīta elektroniski un nosūtīta, to izdrukā, ziņu sagatavotājs to paraksta un pa faksu nosūta uz IUB (faksa numurs tiek norādīts brīdī, kad aizpildītais uzaicinājums elektroniski tiek nosūtīts IUB);
4)  sludinājums tiek publicēts tikai pēc tam, kad tas parakstīts tiek nosūtīts arī pa faksu.
Tāda pati kārtība ir noteikta arī attiecībā uz grozījumu veikšanu un paziņojuma par pieņemto lēmumu nosūtīšanu.

Ko LAD iesaka darīt tiem, kuriem iepirkuma procedūra atbilstoši MK noteikumiem nav jāveic?
Gadījumos, ja

• piegāžu vai pakalpojumu paredzamā līgumcena ir robežās no Ls 5000 līdz 49 999,99 (bez PVN);
• būvdarbu paredzamā līgumcena ir robežās no Ls 5000 līdz Ls 119 999,99 (bez PVN),

Lauku atbalsta dienests tomēr iesaka atbalsta pretendentiem piemērot līguma slēgšanas tiesību procedūru un izsludināt iepirkumu caur IUB (atbilstoši MK noteikumiem Nr. 65).

Tomēr gadījumos, kad atbalsta pretendents nebūs veicis iepirkuma procedūru caur IUB, viņam ir jāsniedz skaidrojums brīvā formā, kurā norādīts, kādā veidā atbilstošajai iegādei ir noteikta zemākā cena, un skaidrojumam jāpievieno informācija par aptaujātajiem uzņēmumiem, reklāmas bukleti ar cenām vai cita informācija, kas apliecina noteiktās cenas objektivitāti un atbilstību tirgus situācijai. Atbalsta pretendentam jāuzņemas atbildība par dažādu piegādātāju piedāvājumu salīdzinājumu un izdevīgākā piedāvājuma izvēli.

LAD ir izstrādājis metodiskos norādījumus (tiem ir rekomendējošs raksturs) piedāvājumi salīdzināšanai.